الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن

هناك ثلاثة أنواع من الإدارات في أي منشأة وهي (إدارة المخزون – إدارة المخازن – إدارة المستودعات)  وفيما يلي سوف نتناول بالشرح والتفصيل مفهوم كل إدارة من هذه الإدارات والمسؤوليات الخاصة بها ودروها في حماية المخزون والرقابة عليه.

الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن 

إدارة المخزون

فبالنسبة لإدارة المخزون فالمقصود بها هي الإدارة المسؤولة عن الأماكن وجميع المباني والمنشآت والأساليب المتسخدمة في عملية التخزين ، بالإضافة إلى مسؤولية إدارة كافة المستندات والأرشيف الخاص بالمخازن ، علاوة على كل ذلك إدارتها للفحص والاستلام لجميع الواردات ، كما أن من مهام تلك الإدارة القيام بمراجعة المنصرف من كل تلك المكونات ومحاولة مطابقة أذونات الصرف للتأكد من عدم وجود أي خلل أو عمل بدون رقابة ، بمعنى ذلك أنها تمثل الجهة الرقابية عن ما يدور داخل المنشأة ، لذلك هي من أهم الإدارات الثلاثة لتقويم أي عمل.

إدارة المخازن

أما “إدارة المخازن” فهي الإدارة المسؤولة عن عملية مراجعة ومراقبة كافة المخونات الموجودة داخل المخازن والتأكد من جودتها وكفآتها بالشكل المطلوب حسب المعايير الموضوعة ، ويتم ذلك وفق عدة شروط وهي (العدد المناسب كحد أدنى – جودة الكمية – النسبة الإقتصادية المناسبة لذلك المخزون لفترة زمنية معينة يتم تحديدها وفق خطة) ، بالإضافة إلى دورها في توريد ومراعاة كل مواعيد التوريد المحددة من قبل الإتفاقات أو الصفقات ، وتحتاج تلك التوريدات إلى عمل عدة خطط محددة ، ويتم مراجعة من قبل تلك الإدارة العائد على الأرصدة.

إدارة المستودعات

وبالنسبة للنوع الثالث من الإدارات وهي “إدارة المستودعات” هي الإدارة المسؤولة عن مراقبة المستودعات والمخازن التي يتم فيها وضع المواد الخام اللازمة لمباشرة العمل بشكل عام ، كما أنها تشرف أيضا على مواعيد وعمل الموردين ، حتى يتم تحديد التسليم المطلوبة.

ما هي تصنيفات المخزون   

تنقسم تصنيفات المخزون إلى حوالي ستة تصنيفات هامة وأساسية ، وتتمثل تلك التصنيفات في الآتي :

– التصنيف الأول هو “المواد الخام” ، وهي المواد المستخدمة في مباشرة استمرار الإنتاج من المنشآة الصناعية.

– التصنيف الثاني هو “مواد التشغيل“.

– التصنيف الثالث هو “المكونات الإضافية” وهي المواد التي تستخدم بشكل إستثنائي في بعض الصناعات.

– التصنيف الرابع هو “مواد الإصلاح والصيانة” ، وهي المعدات المستخدمة في عمل أي إصلاحات يحتاجها العمال عند القيام باستخدام الأجهزة الصناعية ، ويتواجد هيئة أو مجموعة مدربة مسؤولة عن الإشراف عن تلك الإصلاحات داخل أي منشآة صناعية.

– التصنيف الخامس هو “مواد التعبئة والتغليف”.

– التصنيف السادس هو “أصناف نهائية على البيع” وهي أخر مرحلة يتم الوصول لها بعد جميع خطوات التصنيع ، حيث يتم بيع وتوريد تلك الأصناف إلى منافذ البيع بمعنى الأصح ، حتى يتم الحصول على الناتج الربحي من أي صناعة أيا كان نوعها.

ما هي معايير كفاءة المستودعات والمخازن 

هناك ثلاثة معايير يتم بناء عليها تحديد كفاءة المستودعات والمخازن ، وتتمثل تلك المعايير في الآتي :

– المعيار الأول هو “الهدف” والمقصود بذلك المعيار هو الاهتمام بكفاءة وجودة المخازن والمخزونات للحصول على أعلى درجة كفاءة للمنتج والصنف المصنع أيا كان نوعه.

– المعيار الثاني هو “الفاعلية” والمقصود بالفاعلية هو سلامة وعلو قيمة المخزون وجودته ، حيث أن تلك العوامل ستؤدي إلى الحصول على أفضل شكل للمنتج فيما بعد عند الانتهاء من تصنيعه والقيام بتوريده ، ولا شك أن تكلفة وقيمة ذلك المنتج ستترتب على تلك العوامل.

– المعيار الثالث هو “الكفاءة” والمقصود بذلك المعيار هو توافر الكفاءة في مختلف الإدارات الثلاثة سواء إدارة المخزون أو إدارة المخازن ، وكفاءة تلك الإدارات يؤدي إلى الحصول على نتتج مثالي التصنيع ، وذلك هو الهدف الأساسي من علم كل تلك الإدارات.

ما هي عوامل نجاح إدارة المخازن 

هناك ستة عوامل بناء عليها يتم تحديد نسبة نجاح إدارة المخازن ، وتتمثل تلك العوامل في الآتي :

– العامل الأول هو “عدد المرات التي تم نقص فيها المواد الخام” ، حيث أن ذلك النقص يعطل استمرارية العمل والإنتاج.

– العامل الثاني هو “عدد المرات التي تم نقص فيها عدد الأصناف” ، حيث أن الوحدة أو المنشآة تقوم بالتعاقد لتوريد أعداد وكميات معينة ، ففى حالة وجود أي خلل بتلك الكميات ستتعرص المنشآة للخسارة.

– العامل الثالث هو “عدد المرات التي تم تأخير عمليات التوريد للعملاء”.

– العامل الرابع هو “عدد المرات التي يتم فيها اللجوء للشراء للتخلص من مشكلة نقص المنتج عند توريده”.

– العامل الخامس هو “عدد مرات خسارة المنشآة نتيجة لتأخير عمليات التوريد”.

– العامل السادس هو “عدد وكميات الأصناف والبضاعة الفائضة عن الإنتاج المطلوب”.